Urlop, po którym naprawdę się odpoczywa. Jak firma może pomóc pracownikom odciąć się od pracy

W skrócie

• Regeneracja wymaga psychicznego odcięcia od pracy, a nie tylko nieobecności w biurze.
• W Polsce przy podziale urlopu co najmniej jedna jego część powinna trwać 14 kolejnych dni kalendarzowych. To nie formalność, tylko czas potrzebny do realnego odpoczynku.
• Firma może ułatwić odpoczynek dzięki zasadom zastępstw, braku kontaktu na urlopie i łagodnemu powrotowi.

Dlaczego urlop nie zawsze regeneruje?

Odpoczynek to nie tylko brak obowiązków. Psychologia pracy opisuje kilka warunków regeneracji: psychiczne odcięcie od pracy, relaks, poczucie kontroli nad własnym czasem i doświadczenia, które dają satysfakcję i nie mają nic wspólnego z obowiązkami. Gdy pracownik na urlopie „tylko zerknie” na skrzynkę, pierwszy warunek przestaje być spełniony.

Najczęstsze przeszkody leżą po stronie organizacji:

• brak zastępstwa, więc sprawy czekają albo trafiają do osoby na urlopie,
• niepisane oczekiwanie, że „w razie czego będzie pod telefonem”,
• kumulacja zadań przed wyjazdem i po powrocie,
• dzielenie urlopu na pojedyncze dni, które nie dają czasu na wyhamowanie.

Co może zrobić HR i lider?

1. Zaplanujcie urlopy z wyprzedzeniem. Plan urlopów albo wspólny kalendarz zespołu pozwala uniknąć sytuacji, w której wszyscy wyjeżdżają naraz, a jedna osoba zostaje z całą pracą.
2. Ustal jasne zasady zastępstw. Kto przejmuje jakie sprawy i co może poczekać. Zastępstwo powinno być realne, a nie tylko wpisane w autoodpowiedzi.
3. Zdecydujcie, że na urlopie się nie dzwoni. Wyjątki, jeśli są potrzebne, powinny być opisane z góry i rzadkie. Najważniejszy jest przykład liderów: menedżer, który odpisuje z plaży, daje zespołowi czytelny sygnał.
4. Zachęcaj do dłuższego odpoczynku. Polskie prawo przewiduje, że przy podziale urlopu jedna część trwa co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Warto o tym przypominać, zanim urlop rozpadnie się na pojedyncze dni.
5. Zaplanuj łagodny powrót. Pierwszy dzień bez spotkań na uporządkowanie skrzynki i krótka rozmowa z liderem o tym, co się zmieniło, oszczędzają stresu na starcie.
6. Obserwuj, kto nie bierze urlopu. Osoba, która od miesięcy odkłada wolne, często jest bardziej zagrożona wypaleniem, niż sama to widzi. Więcej o sygnałach przeciążenia przeczytasz w artykule Przeciążenie w pracy pracowników – jak HR może je rozpoznać i zatrzymać.

Ćwiczenie: lista „zamknięcia przed urlopem”

Zaproponuj zespołowi prostą listę na ostatni dzień przed urlopem:

• przekazane sprawy i nazwisko osoby, która je prowadzi,
• autoodpowiedź z informacją, do kogo się zwrócić,
• powiadomienia służbowe wyłączone w telefonie,
• jedna rzecz, na którą cieszysz się po powrocie.

Ostatni punkt nie jest przypadkowy. Pomaga zakończyć pracę spokojnie, a nie w biegu.

Na platformie Hedepy+ Pracownicy firm korzystających z Hedepy mają dostęp do webinarów o regeneracji i powrocie z urlopu, materiałów o cyfrowym przeciążeniu i przebodźcowaniu, ćwiczeń oddechowych, a w zależności od umowy także do sesji 1:1 ze specjalistami.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 162 (podział urlopu wypoczynkowego)
• Sonnentag S., Fritz C., „The Recovery Experience Questionnaire”, Journal of Occupational Health Psychology, 2007 (warunki regeneracji po pracy)