Onboarding pracownika: przykłady i antyprzykłady

Czym jest onboarding?

Onboarding, zwany także wdrożeniem pracowniczym, to strukturalny proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji. Jest to kluczowy etap, który ma na celu nie tylko zapoznanie pracownika z jego nowymi obowiązkami i środowiskiem pracy, ale także integrację go z firmową kulturą i wartościami. Skuteczny onboarding nie tylko ułatwia adaptację nowemu pracownikowi, ale również przyczynia się do szybszej osiągnięcia pełnej produktywności oraz wzmacnia poczucie przynależności do zespołu i firmy. Proces ten obejmuje różnorodne działania, takie jak formalne szkolenia, spotkania z kluczowymi osobami, przydzielanie mentorów oraz zapoznanie z systemami i procedurami organizacyjnymi. Onboarding jest nieodzownym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi, mającym na celu zwiększenie zaangażowania pracowników i redukcję rotacji kadry.

Zobacz: Cykl życia pracownika: jak przyciągać talenty?

Czym jest preonboarding

Preonboarding to faza przygotowawcza przed oficjalnym rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika, która ma na celu ułatwienie jego wejścia w nowe środowisko zawodowe. Jest to okres, który zaczyna się po zaakceptowaniu oferty pracy, a kończy w pierwszym dniu w nowej firmie. Preonboarding obejmuje działania takie jak dostarczanie materiałów informacyjnych na temat firmy, jej kultury, wartości oraz struktury organizacyjnej. Pracownik może otrzymać dostęp do podręczników, schematów organizacyjnych, a także informacji o projektach, w które będzie zaangażowany.

Dodatkowo, firmy często organizują nieformalne spotkania zespołu lub zapraszają nowych pracowników na wydarzenia firmowe, aby mieli okazję poznać swoich przyszłych współpracowników jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Preonboarding może także obejmować przygotowanie techniczne, takie jak założenie konta e-mail, dostarczenie niezbędnego sprzętu czy skonfigurowanie systemów IT. Celem tych działań jest zmniejszenie niepewności nowego pracownika, skrócenie czasu adaptacji oraz budowanie pozytywnego wrażenia o firmie od samego początku.

Dzięki skutecznemu preonboardingowi, nowy pracownik może poczuć się bardziej pewnie i komfortowo, co pozytywnie wpłynie na jego zaangażowanie i produktywność od pierwszego dnia pracy.

• Dostarczenie informacji: Przekazanie pracownikowi materiałów informacyjnych, takich jak podręcznik pracownika, opis struktury organizacyjnej, czy informacje o kulturze firmy.
• Zaproszenie na spotkania zespołu: Umożliwienie nowemu pracownikowi uczestnictwa w nieformalnych spotkaniach zespołu, co pozwoli mu poznać współpracowników jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
• Przygotowanie stanowiska pracy: Zapewnienie, że stanowisko pracy jest gotowe i w pełni wyposażone, co pozwoli pracownikowi skupić się na nauce i adaptacji, a nie na rozwiązywaniu problemów logistycznych.

Przykładowa sytuacja źle przeprowadzonego onboardingu

Kontekst: Jan, specjalista ds. marketingu, został zatrudniony w dużej firmie technologicznej. Jest to jego pierwsza praca w tej branży, więc jest podekscytowany i nieco zestresowany. Jego pierwszy dzień w firmie nie przebiegł zgodnie z jego oczekiwaniami.

Dzień 1:

• Brak powitania: Jan pojawił się w biurze punktualnie o 9:00, ale nikt go nie przywitał. Recepcjonistka nie miała żadnych informacji o jego przyjściu. Po krótkim zamieszaniu, poproszono go o zaczekanie w holu, gdzie spędził ponad godzinę.
• Nieprzygotowane stanowisko pracy: Kiedy wreszcie został zaprowadzony do swojego biurka, okazało się, że jego stanowisko pracy nie jest gotowe. Brakowało komputera, telefonu i innych podstawowych narzędzi. Musiał czekać kolejną godzinę, aż IT zorganizuje sprzęt.
• Brak planu i harmonogramu: Jan nie otrzymał żadnego planu na pierwszy dzień ani harmonogramu działań na najbliższe tygodnie. Nie wiedział, co dokładnie ma robić ani kogo pytać o zadania. Poczuł się zagubiony i niepewny.
• Zaniedbanie aspektów kulturowych: Nikt nie wprowadził go do zespołu ani nie opowiedział o kulturze i wartościach firmy. Jan nie miał pojęcia, jakie są oczekiwania dotyczące pracy zespołowej, jakie normy obowiązują w firmie i jak przebiega codzienna komunikacja.
• Brak wsparcia mentorskiego: Nie przydzielono mu mentora ani opiekuna. Jego menedżer był zbyt zajęty, aby poświęcić mu czas. Jan nie miał kogo zapytać o radę ani wsparcie, co potęgowało jego stres i frustrację.
• Niewłaściwe zarządzanie oczekiwaniami: Oczekiwania wobec jego roli były niejasne. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej powiedziano mu, że będzie pracował nad konkretnymi projektami, ale w rzeczywistości okazało się, że jego zadania są inne. Czuł, że jest rzucany na głęboką wodę bez odpowiedniego przygotowania.

Efekt: Po kilku dniach Jan czuł się coraz bardziej zniechęcony i zestresowany. Brak jasnych wytycznych, wsparcia i zrozumienia dla jego potrzeb spowodował, że zaczął myśleć o poszukiwaniu nowej pracy. Jego motywacja spadła, a pierwsze dni w nowej firmie, które powinny być pełne entuzjazmu i zaangażowania, stały się źródłem frustracji i niepewności.

Ta sytuacja pokazuje, jak brak odpowiedniego planu onboardingu i zaniedbanie podstawowych aspektów może prowadzić do zniechęcenia nowego pracownika, a nawet skłonić go do poszukiwania nowego miejsca pracy.

Zobacz też jak przeprowadzić rekrutacje bez stresu dla pracownika >>

Jak przeprowadzić onboarding (dobry przykład)

Aby poprawić proces onboardingu i zapewnić, że nowi pracownicy, tacy jak Jan, czują się mile widziani, pewni siebie i dobrze przygotowani, można wprowadzić kilka kluczowych usprawnień:

1. Przygotowanie i powitanie:
   • Planowanie z wyprzedzeniem: Upewnij się, że wszystkie szczegóły związane z przyjściem nowego pracownika są zorganizowane z wyprzedzeniem. Przygotuj biurko, sprzęt, dostęp do systemów IT i niezbędne materiały.
   • Powitanie w pierwszym dniu: Zorganizuj powitalne spotkanie, na którym nowy pracownik zostanie oficjalnie przedstawiony zespołowi. Przeprowadź go po biurze, aby zapoznał się z przestrzenią i poznał najważniejsze osoby.
2. Struktura i harmonogram:
   • Przygotowanie planu onboardingu: Opracuj szczegółowy harmonogram na pierwsze dni i tygodnie pracy, który obejmuje wprowadzenie do firmy, szkolenia, spotkania z kluczowymi osobami oraz czas na zapoznanie się z obowiązkami.
   • Przewodnik onboardingowy: Stwórz przewodnik dla nowego pracownika, który zawiera wszystkie istotne informacje, takie jak struktura organizacyjna, procedury, kultura firmy i oczekiwania.
3. Wsparcie mentorskie:
   • Przydzielenie mentora: Każdemu nowemu pracownikowi przydziel mentora lub opiekuna, który będzie jego przewodnikiem i wsparciem w pierwszych tygodniach pracy. Mentor pomoże w adaptacji, odpowie na pytania i pomoże rozwiązywać ewentualne problemy.
4. Kultura i integracja:
   • Wprowadzenie do kultury firmy: Zorganizuj sesje informacyjne, które wprowadzą nowego pracownika w wartości, misję i kulturę organizacyjną firmy. Ułatwi to zrozumienie, jakie zachowania i postawy są cenione.
   • Spotkania integracyjne: Organizuj regularne spotkania integracyjne, które pozwolą nowemu pracownikowi lepiej poznać zespół i nawiązać relacje.
5. Komunikacja i feedback:
   • Regularne spotkania z przełożonym: Zaplanuj regularne spotkania z menedżerem, aby omawiać postępy, wyzwania i udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej. To pomoże w budowaniu pewności siebie i szybszym rozwoju.
   • Kanały komunikacji: Upewnij się, że nowy pracownik zna wszystkie kanały komunikacji w firmie i wie, gdzie może zwrócić się z pytaniami lub problemami.
6. Szkolenia i rozwój:
   • Szkolenia wstępne: Zorganizuj kompleksowe szkolenia, które pozwolą nowemu pracownikowi zapoznać się z narzędziami, systemami i procedurami, które będą mu potrzebne w codziennej pracy.
   • Długoterminowy rozwój: Inwestuj w rozwój nowego pracownika poprzez regularne szkolenia i kursy, które będą wspierać jego rozwój zawodowy i osobisty.
7. Dostęp do zasobów:
   • Pełne wyposażenie stanowiska pracy: Upewnij się, że nowy pracownik ma dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi, materiałów i systemów od pierwszego dnia.
   • Przewodniki i materiały referencyjne: Zapewnij dostęp do podręczników, przewodników i innych materiałów referencyjnych, które pomogą nowemu pracownikowi w pracy.
8. Elastyczność i wsparcie psychologiczne:
   • Elastyczne godziny pracy: Oferuj elastyczne godziny pracy lub możliwość pracy zdalnej, jeśli to możliwe, aby nowy pracownik mógł lepiej zarządzać swoim czasem i równowagą między pracą a życiem prywatnym.
   • Wsparcie psychologiczne: Zapewnij dostęp do programów wsparcia psychologicznego i wellness, które pomogą nowemu pracownikowi radzić sobie ze stresem i dbać o swoje zdrowie psychiczne.

Wprowadzenie tych usprawnień sprawi, że proces onboardingu będzie bardziej zorganizowany, przyjazny i efektywny, co przyczyni się do szybszej adaptacji nowego pracownika oraz jego długoterminowego zaangażowania i sukcesu w firmie.

Stres i wyzwania związane z procesem onboardingu

Proces onboardingu jest jednym z najbardziej stresujących etapów w życiu zawodowym pracownika. Nowe obowiązki, konieczność adaptacji do nowego środowiska oraz poznanie i integracja z nowym zespołem stanowią ogromne wyzwanie, które może powodować znaczny dyskomfort psychiczny.

Pracownik wkraczający do nowej firmy często odczuwa presję związaną z koniecznością szybkiego nauczenia się nowych procedur, zrozumienia kultury organizacyjnej oraz spełnienia oczekiwań przełożonych i współpracowników. W takiej sytuacji, obawa przed popełnieniem błędów i potrzeba udowodnienia swojej wartości mogą prowadzić do nadmiernego stresu.

Ponadto, nowa rola często wymaga nawigowania w złożonym systemie formalności i biurokracji, co samo w sobie bywa przytłaczające. W efekcie, pracownik może odczuwać niepewność, zmęczenie i spadek motywacji, co negatywnie wpływa na jego zdrowie psychiczne i efektywność pracy. To właśnie dlatego tak ważne jest, aby firmy kładły duży nacisk na wsparcie psychologiczne i organizacyjne podczas tego kluczowego etapu w cyklu życia pracownika.

Stres i wyzwania związane z onboardingiem dla zespołu i lidera

Proces onboardingu jest stresujący nie tylko dla nowego pracownika, ale także dla jego nowego zespołu i lidera. Wprowadzenie nowej osoby do istniejącej grupy wymaga od zespołu przystosowania się do nowej dynamiki pracy, co może wiązać się z poczuciem niepewności i dodatkowym obciążeniem. Współpracownicy muszą poświęcić czas na wsparcie i szkolenie nowego członka zespołu, co może prowadzić do chwilowego spadku ich własnej produktywności i przeciążenia obowiązkami. Lider zespołu stoi przed wyzwaniem skutecznego zintegrowania nowego pracownika, zapewnienia mu odpowiednich narzędzi i wsparcia oraz monitorowania jego postępów, jednocześnie dbając o utrzymanie morale i efektywności całego zespołu.

Ponadto, lider musi zarządzać oczekiwaniami zarówno nowego pracownika, jak i reszty zespołu, co może prowadzić do dodatkowego stresu. Brak efektywnego procesu onboardingu może nie tylko opóźniać osiągnięcie pełnej produktywności przez nowego pracownika, ale również powodować napięcia i frustracje wśród obecnych członków zespołu.

Dlatego istotne jest, aby firmy miały dobrze zorganizowany plan onboardingu, który wspiera wszystkich zaangażowanych w ten proces.

Jak zareagować, gdy pracownik mówi, że jest zestresowany? Konkretne przykłady działań

Jak zadbać o dobrostan pracownika przy onboardingu

Zapewnienie dobrostanu pracownika podczas onboardingu jest kluczowe dla jego długoterminowego zaangażowania i sukcesu w firmie. Przede wszystkim, ważne jest stworzenie przyjaznej i wspierającej atmosfery, w której nowy pracownik czuje się mile widziany i doceniany. Organizowanie spotkań powitalnych i integracyjnych może pomóc w budowaniu relacji z zespołem i łagodzeniu początkowego stresu.

Wsparcie mentorskie jest również nieocenione – przydzielenie doświadczonego pracownika jako mentora, który będzie przewodnikiem i doradcą, znacznie ułatwia adaptację. Regularne udzielanie informacji zwrotnej jest kolejnym ważnym elementem – częste spotkania z przełożonym w celu omówienia postępów i wyzwań pozwalają nowemu pracownikowi na bieżąco korygować kurs i rozwijać swoje kompetencje. Dodatkowo, warto inwestować w szkolenia i programy rozwojowe, które nie tylko zwiększają umiejętności, ale także podnoszą motywację i satysfakcję z pracy.

Nie można zapominać o zdrowiu psychicznym – zapewnienie dostępu do profesjonalnej pomocy psychologicznej, programów wellness oraz zachęcanie do korzystania z przerw i dbania o równowagę między pracą a życiem prywatnym są kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu dobrostanu pracownika. W ten sposób firma nie tylko pomaga nowemu pracownikowi w płynnym wejściu w nowe obowiązki, ale także buduje fundamenty pod jego długotrwałe zaangażowanie i lojalność.

Przykłady jak zadbać o dobrostan pracownika przy onboardingu

• Stworzenie przyjaznej atmosfery: Pierwsze dni pracy powinny być pełne wsparcia i otwartości. Nowy pracownik powinien czuć, że jego potrzeby są brane pod uwagę.
• Mentoring: Przydzielenie mentora, który będzie wsparciem i przewodnikiem w pierwszych tygodniach pracy, może znacznie ułatwić adaptację.
• Regularny feedback: Częste spotkania z przełożonym, w których omawiane będą postępy i obszary do poprawy, pomagają pracownikowi poczuć się pewniej i bardziej zaangażowanym.
• Szkolenia i rozwój: Inwestowanie w rozwój pracownika poprzez szkolenia i kursy jest nie tylko korzystne dla firmy, ale także zwiększa satysfakcję i motywację nowego pracownika.
• Wsparcie psychologiczne: Dostęp do profesjonalnej pomocy psychologicznej może być nieoceniony dla pracowników, którzy odczuwają stres i presję w nowym miejscu pracy.

5 antyprzykładów, czego nie robić przy onboardingu

• Brak wsparcia i komunikacji: Ignorowanie potrzeb nowego pracownika oraz brak regularnych spotkań i komunikacji mogą prowadzić do poczucia osamotnienia i zagubienia. Pracownik, który nie otrzymuje odpowiedniego wsparcia, może szybko stracić motywację i zaangażowanie.
• Niezorganizowany proces onboardingu: Chaotyczny i niezorganizowany onboarding, w którym brakuje jasno określonych kroków i harmonogramu, może wprowadzić nowego pracownika w stan niepewności i stresu. Niewystarczające szkolenie i brak jasnych instrukcji sprawiają, że pracownik czuje się nieprzygotowany do wykonywania swoich obowiązków.
• Zaniedbywanie aspektów kulturowych: Skupianie się wyłącznie na formalnościach i procedurach, a pomijanie wprowadzenia do kultury organizacyjnej, wartości i misji firmy, może utrudnić nowemu pracownikowi integrację z zespołem i zrozumienie, jakie zachowania i postawy są cenione w firmie.
• Brak dostępu do niezbędnych narzędzi i zasobów: Niezapewnienie nowemu pracownikowi odpowiedniego wyposażenia, takich jak komputer, dostęp do systemów i oprogramowania, materiały szkoleniowe czy informacje o procedurach, powoduje frustrację i ogranicza jego efektywność.
• Niewłaściwe zarządzanie oczekiwaniami: Przekazywanie mylnych lub niejasnych informacji na temat roli, odpowiedzialności i oczekiwań wobec nowego pracownika prowadzi do dezorientacji i stresu. Niezgodność między rzeczywistością a obietnicami może zniechęcić pracownika i obniżyć jego motywację.

Unikanie tych błędów jest kluczowe dla skutecznego onboardingu, który nie tylko ułatwia nowemu pracownikowi szybkie przystosowanie się do nowej roli, ale także buduje jego zaangażowanie i lojalność wobec firmy.

Dlaczego onboarding jest ważny?

Onboarding jest kluczowym etapem w cyklu życia pracownika, który wymaga starannego przygotowania i realizacji.

Wprowadzenie nowego pracownika do firmy to nie tylko kwestia formalności i procedur, ale przede wszystkim budowania relacji, zaufania i zaangażowania. Dlatego ważne jest, aby organizacja miała jasno określoną kulturę, która promuje wartości i misję firmy oraz zapewnia wsparcie psychologiczne i benefity od pierwszego dnia pracy.

Dostęp do programów wellness i wsparcia psychologicznego może pomóc nowemu pracownikowi w radzeniu sobie ze stresem i adaptacją do nowego środowiska. Menedżerowie i liderzy odgrywają tu kluczową rolę, gdyż ich zaangażowanie i gotowość do wsparcia są nieocenione w procesie integracji nowego członka zespołu.

Przygotowanie ich do aktywnego uczestnictwa w onboardingu, poprzez szkolenia i dostęp do odpowiednich narzędzi, zapewnia, że proces ten przebiegnie sprawnie i efektywnie, co w dłuższej perspektywie przynosi korzyści zarówno pracownikowi, jak i całej organizacji.

Wsparcie psychologiczne dla firm – na czym polega?

Chcesz wiedzieć więcej?

Myślisz, aby wprowadzić benefit opieki psychologicznej dla swojej firmy? Lub chcesz dowiedzieć się, jakie wsparcie możemy wprowadzić dla liderów i managerów? Napisz do nas na kontakt@hearme.pl lub wypełnij formualrz (odezwiemy się do Ciebie 🙂 )

Polecamy również warsztaty i webinary dla pracowników z zakresu zdrowia psychicznego, komunikacji, zdrowia fizycznego czy zarządzania. Więcej informacji znajdziesz tutaj.