Cyfrowe przebodźcowanie w pracy. Co może zrobić HR i lider zespołu

• Cyfrowe przebodźcowanie w dużej mierze wynika z tego, jak organizujemy pracę, a nie tylko z nawyków pojedynczych osób.
• Problemem nie jest liczba godzin przed ekranem, ale automatyczne reagowanie na każdy bodziec.
• Powrót do przerwanego zadania zajmuje czas, dlatego częste przerwy kosztują zespół godziny skupienia.
• HR i liderzy mogą ustalić zasady komunikacji, chronić czas na skupienie i uszanować czas po pracy.
• Zmiany najlepiej zaczynać od jednej wspólnej granicy, a nie od listy zakazów.

275 – tyle razy w ciągu dnia pracy przerywają nam maile, wiadomości i spotkania, wynika z Work Trend Index 2025 Microsoftu. To średnio raz na dwie minuty. Cyfrowe przebodźcowanie łatwo uznać za prywatny problem osób, które „za dużo siedzą w telefonie”, ale w dużej mierze tworzy je sposób, w jaki organizujemy pracę. Dlatego firma może z nim zrobić więcej niż pojedynczy pracownik.

Jak cyfrowy szum widać w pracy zespołu

Problemem nie jest sama technologia. Bez komunikatorów, maili i kalendarzy trudno dziś wyobrazić sobie pracę, zwłaszcza w zespołach hybrydowych i rozproszonych. O tym, jak praca online wpływa na samopoczucie, piszemy w artykule Wpływ pracy zdalnej na psychikę. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy zamiast korzystać z narzędzi świadomie, reagujemy na nie automatycznie.

W pracy przekłada się to na kilka zjawisk:

• Rozproszona koncentracja. Według Microsoftu pracownik dostaje średnio 117 maili i 153 wiadomości na Teams dziennie, a w podstawowych godzinach pracy rzadko ma więcej niż dwie minuty bez przerwy.
• Koszt powrotu do zadania. W badaniach Glorii Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine przerwaną pracę podejmowano ponownie średnio po 23 minutach i 15 sekundach. Nie znaczy to, że każde powiadomienie zabiera tyle czasu, ale przy kilkunastu przerwach dziennie straty idą w godziny.
• Zacierająca się granica między pracą a odpoczynkiem. Co trzecia osoba w badaniu Microsoftu sprawdza skrzynkę po 22:00. Kto po pracy „tylko zerka” na komunikator, nie odpoczywa w pełni, a niewystarczająca regeneracja prowadzi do zmęczenia, spadku efektywności i wypalenia. Podobny mechanizm opisujemy w artykule AI brain fry: czym jest i jak odróżnić je od wypalenia zawodowego.

Warto pamiętać o polskim kontekście prawnym. Polskie przepisy nie regulują wprost prawa do bycia offline, ale pracodawcę obowiązuje zapewnienie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę i 35 godzin w tygodniu. Praca wykonywana po godzinach na prośbę przełożonego może być pracą w nadgodzinach. Wiadomość od szefa wysłana o 21:30 to więc nie tylko kwestia kultury organizacyjnej.

Co mówi ekspertka

Agnieszka Mesterhazy, psycholożka i wellness counselor w Hedepy for Business, prowadziła dla użytkowników platformy Hedepy+ webinar o JOMO, czyli joy of missing out. Z jej wystąpienia warto wynieść trzy wnioski.

1. Liczba godzin przed ekranem mówi mniej niż sposób korzystania z niego. Godzina skupionej pracy przy komputerze to coś innego niż godzina przeskakiwania między aplikacjami. Ekspertka wskazuje cztery sygnały ostrzegawcze: automatyzm, kompulsywność, trudność z przerwaniem i ciągłe pobudzenie.

2. Sprawdzanie telefonu to wyuczony nawyk, a nie brak silnej woli. Nie wiemy, co znajdziemy w kolejnym powiadomieniu – raz to reklama, raz ważna wiadomość. Ta nieprzewidywalność uczy mózg, że warto sprawdzać. Z czasem sięgamy po telefon nie po informację, ale żeby poradzić sobie z nudą, napięciem albo trudnym zadaniem. Dlatego zakaz („od dziś mniej telefonu”) zwykle nie działa. Lepiej najpierw zobaczyć, co uruchamia to zachowanie.

3. JOMO to zmiana z „muszę” na „wybieram”. FOMO, czyli lęk przed tym, że coś nas omija, każe być stale dostępnym. JOMO pozwala potraktować dostępność jako wybór, a nie obowiązek, i zrobić małą przerwę między bodźcem a reakcją.

Co może zrobić HR i lider

Pojedyncza osoba może wyłączyć powiadomienia. Ale jeśli w zespole obowiązuje niepisana zasada, że na wiadomość odpowiada się w pięć minut, nawet najlepsze nawyki niewiele dadzą. Oto działania, które zmieniają warunki pracy, a nie tylko zachowania pojedynczych osób.

1. Ustalcie zasady komunikacji w zespole. Które kanały są do pilnych spraw, a które mogą poczekać? Jaki czas odpowiedzi jest w porządku na komunikatorze, a jaki na mailu? Spisana, krótka umowa zdejmuje z ludzi presję ciągłej gotowości.
2. Chrońcie czas na skupienie. Bloki bez spotkań w kalendarzu (np. dwa poranki w tygodniu), statusy „skupienie” w komunikatorze i zgoda na to, że w tym czasie nikt nie odpowiada od razu.
3. Zróbcie audyt powiadomień firmowych. Ile automatycznych alertów, newsletterów i oznaczeń @wszyscy dostaje dziś zespół? Część z nich można wyłączyć albo połączyć w jedno podsumowanie dnia. Przy wdrażaniu nowych narzędzi warto o tym pamiętać od początku – piszemy o tym w artykule AI a wellbeing pracowników: co musi wiedzieć HR.
4. Uszanujcie czas po pracy. Opcja „wyślij później” w poczcie i komunikatorze, brak oczekiwania odpowiedzi po godzinach i jasna zasada, jak kontaktować się w sytuacjach naprawdę pilnych. To również sposób na ochronę obowiązkowego odpoczynku dobowego.
5. Liderzy jako przykład. Zespół patrzy na to, co robi szef, a nie na to, co mówi. Lider, który na spotkaniu odkłada telefon i nie pisze w weekendy, robi dla higieny cyfrowej więcej niż najlepsza polityka.
6. Edukujcie zamiast zakazywać. Krótki webinar albo warsztat o mechanizmach uwagi pomaga ludziom zrozumieć, skąd bierze się odruch sprawdzania, i daje konkretne narzędzia. Zakazy bez zrozumienia szybko przestają działać.

Ćwiczenie dla zespołu: jeden dzień obserwacji, jedna wspólna granica

Ekspertka proponuje, żeby zanim cokolwiek zmienimy, przez jeden dzień po prostu obserwować swoje nawyki. Lider może zaproponować to całemu zespołowi.

Krok 1. Dzień obserwacji. Każda osoba, sięgając po telefon albo komunikator poza zaplanowanym zadaniem, zadaje sobie pięć pytań:

• Kiedy? W jakiej sytuacji to robię?
• Po co? Czego potrzebuję: informacji, przerwy, kontaktu, ucieczki od trudnego zadania?
• Co czuję? Nudę, napięcie, ciekawość, niepokój?
• Co dostaję? Ulgę, nową informację, rozrywkę?
• Co tracę? Skupienie, czas, obecność na spotkaniu?

Bez oceniania siebie – chodzi tylko o zauważenie wzorca.

Krok 2. Krótka rozmowa w zespole. Co zaskoczyło Was najbardziej? W jakich sytuacjach przerywamy sobie nawzajem najczęściej?

Krok 3. Jedna wspólna granica. Zamiast dziesięciu nowych zasad wybierzcie jedną, realną do utrzymania, np. „na spotkaniach zespołu telefony leżą ekranem w dół” albo „między 9:00 a 11:00 nie oczekujemy szybkich odpowiedzi”. Po miesiącu sprawdźcie, co się zmieniło.

Na platformie Hedepy+

W temacie higieny cyfrowej użytkownicy platformy Hedepy+ mają do dyspozycji:

• pełne nagranie webinaru „JOMO w praktyce – jak stawiać zdrowe granice technologii?” z Agnieszką Mesterhazy,
• webinar „Mit multitaskingu: Dlaczego robienie jednej rzeczy naraz to nowa supermoc?”,
• zbiór materiałów „Digital Detox i przebodźcowany mózg”,
• interaktywne lekcje „Jak zredukować stres?” oraz testy „Stres” i „Zmęczenie i wyczerpanie”,
• sesje ze specjalistami, gdy potrzebne jest indywidualne wsparcie psychiczne.

Dostępne dla pracowników firm korzystających z Hedepy.

Chcesz, żeby Twój zespół miał więcej czasu na skupienie i mniej cyfrowego szumu? Porozmawiajmy o tym, jakie działania wellbeingowe sprawdzą się w Waszej organizacji.