Jesteśmy Hedepy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 81/7.10, 02-001 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Sądu Rejonowego dla m.st Warszawy Wydział XIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000997672, NIP 7011112887, REGON 523567779 („Spółka” lub „my”), („Operator” lub „my”) jest operatorem platformy internetowej dostępnej pod adresem www.hedepy.pl i aplikacji mobilnej Hedepy (zwanych łącznie „Platformą”). Za pośrednictwem Strony klienci mogą zarezerwować sesję z terapeutą. Terapeuta może korzystać z Strony w celu nawiązania kontaktu z klientami. Odwiedzający mogą odwiedzać witrynę i przeglądać informacji o zdrowiu psychicznym. Przygotowaliśmy niniejszą Politykę Prywatności, aby poinformować wszystkich o tym, w jaki sposób przetwarzamy ich dane.

Podsumowując, na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności:

• Klientem jest osoba korzystająca z Serwisu w celu rezerwacji i odbywania sesji z terapeutami;
• Terapeuta jest przedsiębiorcą korzystającym z Serwisu w celu nawiązania kontaktu ze swoimi klientami;
• Gość to użytkownik przeglądający Serwis.

Przetwarzamy ich dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem (UE) nr 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych ) ( „ Rozporządzenie ”) .

Dlaczego przetwarzamy Twoje dane jako administrator danych?

Jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych, co oznacza, że decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celach określonych poniżej i przez podany poniżej okres przetwarzania.

Pragniemy zapewnić, że przetwarzając Twoje dane osobowe nie stosujemy automatycznego, indywidualnego podejmowania decyzji przez Target w rozumieniu art. 22 Rozporządzenia. Oznacza to sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie automatycznie (bez ingerencji człowieka) i wywołuje dla Ciebie skutki prawne np. za pośrednictwem automatycznych systemów informatycznych, programów internetowych i innego oprogramowania.

A. Klienci. Jeżeli rezerwujesz i uczestniczysz w sesji za pośrednictwem Platformy jako klient:

Przetwarzamy następujące dane:

• Twoje dane kontaktowe: imię i nazwisko (jeśli zostało podane), numer telefonu i adres e-mail;
• Dane rozliczeniowe i bankowe (w przypadku samodzielnego opłacania sesji): dane osobowe widniejące na fakturach, informacje o płatnościach i ich statusie, informacje o sposobie płatności;
• Pozostałe informacje o Tobie: inne informacje i dane osobowe związane z zawieraną przez nas wspólnie umową i wzajemną komunikacją;
• Informacje o Twojej opinii wystawionej terapeucie;
• Informacje o ocenie terapeutów, jeśli je podasz;
• Informacje z systemu rezerwacji – daty sesji, odwołania sesji, komunikacja pomiędzy klientami a terapeutami (z wyjątkiem samych sesji terapeutycznych lub konsultacji na czacie), wyniki testów samooceny dostępnych za pośrednictwem Serwisu itp.;
• Informacje o Twoim pracodawcy, jeżeli korzystasz z naszych usług w ramach benefitu pracowniczego.

Dla uniknięcia wątpliwości pragniemy zaznaczyć, że:

(a) Hedepy nie ma dostępu do wideokonferencji z Twoim terapeutą, ani nie otrzymujemy od terapeuty żadnych informacji na Twój temat, a jedynie potwierdzenie, że sesja się odbyła/nie odbyła (w związku z czym administratorem sesji jest wyłącznie Twój terapeuta) dane osobowe podane podczas sesji); przysięga

(b) Hedepy nie ma dostępu do danych Twojej karty kredytowej lub debetowej, jeżeli płacisz jakąkolwiek kwotę za pośrednictwem Strony internetowej (administratorem jest ComGate Payments as lub Stripe, Inc.) – otrzymujemy jedynie informację o tym, czy płatność została dokonana/niezrealizowana).

W zależności od tego, czy zamawiasz usługi dla siebie, czy czerpiesz w ramach świadczenia pracowniczego, Hedepy może być dostawcą lub agentem oferowanych usług (konsultacje) – więcej informacji znajdziesz w regulaminie klienta dostępnym na Stronie. Jednakże w kontekście przetwarzania danych osobowych Hedepy oraz terapeuta indywidualny są zawsze niezależnymi administratorami Twoich danych osobowych związanych ze świadczeniem usług, tylko pod warunkiem, że zarejestrujemy Twojego pracodawcę (w celu weryfikacji Twojego adresu e-mail) oraz czy rejestrujemy dokumenty dotyczące Twoich płatności w księgach rachunkowych.

Jak wspomnieliśmy powyżej, Hedepy jako administrator danych osobowych nie przetwarza żadnych danych wrażliwych Klienta, np. informacji o Twoim stanie zdrowia czy zalecanych sesjach, orientacji seksualnej czy leczeniu. Relacja pomiędzy Tobą jako klientem a terapeutą jest relacją poufną i wszelkie wrażliwe informacje są przetwarzane/mogą być przetwarzane wyłącznie przez terapeutę, którego obowiązuje Kodeks Europejskiego Stowarzyszenia Psychoterapeutów oraz ścisła poufność umowna. W przypadku, gdy Ty i terapeuta zdecydujecie się na nagranie sesji, nasza firma nie ma i nie będzie miała dostępu do nagrania.

Przetwarzamy Twoje dane w sposób opisany w poniższej tabeli:

B. Terapeuci. Jeżeli korzystasz z Serwisu jako terapeuta:

Przetwarzamy następujące dane:

• Twoje dane kontaktowe: imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail;
• Dane rozliczeniowe i bankowe: dane osobowe występujące na fakturach, informacje o otrzymanych lub zrealizowanych płatnościach, informacje o sposobie płatności;
• Twoje wykształcenie i doświadczenie: dane osobowe dotyczące posiadanego stopnia naukowego i innego wykształcenia, informacje o czasie trwania praktyki;
• Pozostałe informacje: inne informacje i dane osobowe związane z zawieraną przez nas wspólnie umową i wzajemną komunikacją;
• Informacje z systemu rezerwacji – daty sesji, odwołania sesji, komunikacja pomiędzy klientami a terapeutami (z wyjątkiem sesji terapeutycznych lub samej konsultacji na czacie) itp.

C. Goście. Jeżeli odwiedzasz Stronę bez rejestracji:

Przetwarzamy następujące dane:

• Twoje dane kontaktowe: e-mail;
• Informacje o Twojej wizycie w Serwisie zgodnie z naszą Polityką plików cookies .

Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Korzystamy z usług Twilio Inc. aby zapewnić bezpieczne połączenie pomiędzy klientem a terapeutą. Nasza firma wybrała firmę amerykańską ze względu na wysokie bezpieczeństwo systemu i wysoki standard ochrony danych, w pełni zgodny z Rozporządzeniem. Twilio Inc. dołączył do programu DPF egzekwowanego przez Federalną Komisję Handlu Stanów Zjednoczonych i Departament Transportu Stanów Zjednoczonych. Dołączając do tego programu Twilio Inc. przyjął rygorystyczne warunki przetwarzania danych osobowych wynikające z Rozporządzenia i zobowiązał się do ich przestrzegania. Możesz sprawdzić, jak Twilio Inc. dołączył do programu tutaj .

Ponadto płatności za poszczególne sesje organizowane są przez ComGate Payments as i Stripe, Inc. , które są administratorami Twoich danych osobowych i jedynie przekazują naszej firmie informację, czy płatność została zrealizowana/nie przebiegła prawidłowo. Nie przekazują nam żadnych danych dotyczących płatności.

W ramach działalności Hedepy inne podmioty również pomagają nam w przetwarzaniu danych osobowych, w szczególności w zakresie wsparcia IT, zarządzania przechowywaniem danych w chmurze lub zarządzania hostingiem, w szczególności współpracujemy z następującymi podmiotami:

• Google Ireland Ltd, który jest operatorem Twojego konta Google, z którego możesz również korzystać w celu rejestracji w Serwisie, Google pomaga nam również w przetwarzaniu plików cookies. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez Google można znaleźć tutaj. 
• Meta Platforms Inc., która obsługuje sieć społecznościową Facebook i za pośrednictwem której można również zarejestrować się w Witrynie. Meta Platforms również pomaga nam przetwarzać pliki cookieInformacje o tym, w jaki sposób Meta Platforms przetwarza dane osobowe użytkownika, można znaleźć tutaj.
• Formagrid Inc. z siedzibą pod adresem 799 Market St Fl 8 San Francisco, CA 94103, Stany Zjednoczone Ameryki, która obsługuje platformy Airtable, z których korzystamy w celu usprawnienia naszego przepływu pracy; 
• TYPEFORM SL, z siedzibą pod adresem C/ Can Rabia 3-5, 4th floor, 08017 – Barcelona, Hiszpania, która obsługuje platformę Typeform używaną przez nas do pracy z danymi;
• Freshworks Inc. z siedzibą w San Mateo, 2950 S Delaware St Suite 201, Stany Zjednoczone Ameryki, która obsługuje platformę Freshdesk używaną do usprawnienia obsługi klienta;
• airSlate Inc. z siedzibą pod adresem 2901 West Coast Highway Newport Beach, CA 92663, Stany Zjednoczone Ameryki, która obsługuje platformę SignNow do podpisywania dokumentów online;
• Celonis, Inc. z siedzibą pod adresem One World Trade Center 87th Floor New York, NY 10007, Stany Zjednoczone Ameryki, która obsługuje platformę make, której używamy do śledzenia naszych zadań i przepływu pracy;
• SendPulse Inc. z siedzibą pod adresem 119 W 24th St Fl 4, New York City, New York, 10011, Stany Zjednoczone Ameryki oraz Mailgun Technologies Inc. z siedzibą pod adresem 12 E Pecan St.#1135 San Antonio Texas 78205, Stany Zjednoczone Ameryki, które pomagają nam w wysyłaniu naszych newsletterów;
• DigitalOcean Holdings, Inc. z siedzibą pod adresem 101 Avenue of the Americas 10th Floor New York, NY 10013, Stany Zjednoczone Ameryki, która zapewnia nam rozwiązanie w chmurze;
• ABRA Software a.s., z siedzibą pod adresem Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praha 5, Republika Czeska, która dostarcza nam systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP);
• UnicornsLab s.r.o., z siedzibą pod adresem Skřivanova 334/4, Ponava, 602 00 Brno, Republika Czeska, która zarządza naszymi kampaniami internetowymi; 
• LCG New Media s.r.o., z siedzibą pod adresem Pernerova 659/31a, Karlín, 186 00 Praha 8, Republika Czeska, która pomaga nam w naszych działaniach marketingowych.

Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności przed pierwszym połączeniem się z sesją.

Jeśli Twój pracodawca umożliwia Ci korzystanie z Hedepy, pragniemy Cię zapewnić, że nie przekazujemy Twojemu pracodawcy żadnych danych osobowych, a jedynie zbiorcze dane dotyczące całkowitej liczby sesji i całkowitej wartości nominalnej żądanych sesji.

Dostęp do Twoich danych osobowych ma oczywiście również Twój terapeuta i jest ich wyłącznym administratorem.

Jak chronimy Twoje dane osobowe?

Nasza firma kładzie nacisk na poufność konsultacji i bezpieczeństwo Twoich danych. Przyjęliśmy wysoki standard wymagań bezpieczeństwa dla systemów i osób współpracujących. Główne środki obejmują:

• Wysokie wymagania wobec terapeutów i ich profesjonalizmu, w tym wymagania dotyczące zabezpieczenia informacji o Tobie określone w umowie, którą zawieramy z terapeutami;
• Środki organizacyjne i techniczne mające na celu zabezpieczenie systemu rezerwacji i wideokonferencji takie jak weryfikacja, anonimizacja, tylko autoryzowany dostęp, bezpieczeństwo serwerów, monitoring, SLA;
• Minimalizacja przetwarzanych danych i osób mających dostęp do danych;
• Poufność wszystkich osób mających dostęp do systemu rezerwacji.

Jakie masz prawa?

Prawo do skargi: Jeśli uważasz, że pomimo naszych najlepszych starań naruszamy przepisy dotyczące ochrony danych, możesz skontaktować się z polskim Urzędem Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, poprzez e-mail: iod@uodo.gov.pl.

Ponadto przysługują Ci również następujące prawa:

1. W szczególności masz prawo do poszukiwania informacji: możesz zapytać nas, jeśli ma to zastosowanie, jakie dane osobowe przetwarzamy i wszystko, co dotyczy Twoich danych osobowych, na co nie ma już odpowiedzi powyżej.
2. Prawo do sprostowania/uzupełnienia: Jeśli zmienił się Twój adres e-mail, telefon lub imię i nazwisko, skontaktuj się z nami pod adresem kontaktowym podanym poniżej, a chętnie poprawimy lub uzupełnimy Twoje dane kontaktowe.
3. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania: Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane osobowe z naruszeniem ochrony Twoich danych osobowych i prawnych warunków ochrony danych osobowych, możesz żądać wyjaśnień, żądać usunięcia powstałej w ten sposób sytuacji, w w szczególności możesz żądać zablokowania danych osobowych lub zniszczenia danych osobowych.
4. Prawo do transmisji: możesz nas poprosić, a my prześlemy Ci zestawienie Twoich danych osobowych w formie elektronicznej.
5. Prawo do usunięcia: W każdej chwili możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Chętnie się dostosujemy, jeśli nie będzie podstaw prawnych do dalszego przetwarzania.

A gdzie możesz skorzystać z tych praw?

Chętnie skontaktujemy się z Tobą i postaramy się jak najszybciej rozwiązać Twoje skargi, prośby lub skargi.

Możesz skontaktować się z nami pod adresem pomoc@hedepy.pl. Jesteśmy dostępni także pod numerem +48 729 086 820 oraz na czacie internetowym na stronie https://hedepy.pl/ .

Niniejsza polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 01.022024 r.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Dziękujemy za zainteresowanie naszymi newsletterami. Potrzebujemy Twojej zgody, aby móc wysyłać Ci nasze newslettery.

Kto będzie przetwarzał Twoje dane osobowe?

My, Hedepy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 81/7.10, 02-001 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Sądu Rejonowego dla m.st Warszawy Wydział XIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000997672, NIP 7011112887, REGON 523567779 będzie przetwarzać Twoje dane osobowe. Jeśli chcesz się z nami skontaktować, wyślij nam wiadomość e-mail na adres pomoc@hedepy.pl w dowolnym momencie.

Kiedy będziemy się z Tobą kontaktować? W jakiej sprawie będziemy pisać i dlaczego?

W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych i przesyłanie newslettera (informacji handlowych), będziemy przesyłać newsletter pocztą elektroniczną. W tym celu potrzebujemy Twojego adresu e-mail, który niniejszym nam przekazujesz, a jednocześnie udzielasz nam zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z niniejszymi zasadami i naszą Polityką prywatności.

Będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail do wysyłania Ci naszych newsletterów przez okres 3 lat, chyba że wcześniej zrezygnujesz z subskrypcji lub wycofasz swoją zgodę w inny sposób (np. poprzez mail).

Co zrobić, jeśli nie chcesz już otrzymywać od nas wiadomości?

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji newslettera, wysyłając wiadomość e-mail na nasz adres kontaktowy lub klikając łącze w wysyłanym przez nas newsletterze. Adres e-mail użytkownika zostanie usunięty z naszej bazy danych kontaktów. Jeśli jednak przechowujemy Twoje dane osobowe w innej bazie danych (na przykład, jeśli jesteś użytkownikiem naszej platformy), możemy zachować te dane osobowe. Możemy przechowywać dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie tytułu prawnego innego niż zgoda użytkownika (na przykład w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed jej wycofaniem.

Kto może nam pomóc w przetwarzaniu Twoich danych?

W wysyłaniu newsletterów pomagają nam następujące osoby i podmioty:

• SendPulse Inc, z siedzibą pod adresem 119 W 24th St Fl 4, Nowy Jork, Nowy Jork, 10011, Stany Zjednoczone Ameryki.
• Mailgun Technologies Inc, z siedzibą pod adresem 12 E Pecan St. #1135 San Antonio Texas 78205, Stany Zjednoczone Ameryki.

Jakie prawa posiada użytkownik?

Prawo do złożenia skargi: Jeśli uważasz, że pomimo naszych najlepszych starań naruszamy przepisy o ochronie danych, możesz skontaktować się z polskim Urzędem Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, poprzez e-mail: iod@uodo.gov.pl.

Ponadto użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• Użytkownik może poprosić nas o poinformowanie go o tym, jakie jego dane osobowe przetwarzamy, a jeśli o to poprosi, musimy również zapewnić mu dostęp do tych danych. 
• Jeśli Twój adres e-mail uległ zmianie, skontaktuj się z nami pod poniższym adresem kontaktowym, a my z przyjemnością poprawimy lub uzupełnimy Twoje dane osobowe.
• Jeśli uważasz, że podczas przetwarzania Twoich danych osobowych naruszamy środki ochrony Twoich danych osobowych i ustawowe obowiązki ochrony danych osobowych, możesz zażądać wyjaśnień, zażądać usunięcia powstałej w ten sposób sytuacji, w szczególności możesz zażądać zablokowania przetwarzania danych osobowych lub zniszczenia danych osobowych.
• Jesteśmy również zobowiązani do usunięcia danych osobowych użytkownika lub ograniczenia ich przetwarzania pod pewnymi warunkami, jeśli użytkownik nas o to poprosi. 
• Pod pewnymi warunkami, zwłaszcza jeśli przetwarzamy dane automatycznie, użytkownik ma prawo do otrzymania dotyczących go danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ma prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi danych.

Jak można skorzystać z tych praw?

Chętnie skontaktujemy się z Tobą i postaramy się jak najszybciej rozpatrzyć Twoje skargi lub wnioski.

Możesz skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość e-mail na adres pomoc@hedepy.pl, na nasz adres podany w nagłówku. Jesteśmy również dostępni pod numerem telefonu +48 729 086 820 oraz za pośrednictwem czatu online dostępnego na stronie https://hedepy.pl/.