Jak zorganizować sobie czas, by w końcu móc odetchnąć

Pomożemy Ci odnaleźć się w chaosie i przeprowadzimy Cię przez praktyczne wskazówki, które pomogą Ci zorganizować czas i odpowiednio zaplanować dzień. Żebyś wieczorem mogła spokojnie odetchnąć i zadbać o siebie.

Jak wyjść z cyklu zagonienia i zorganizować swój czas

Jeśli toniesz w zadaniach, najpierw będziesz musiał zorganizować poprawnie swój czas. Zacznij od przejrzenia wszystkiego co się dzieje wokół Ciebie i masz na swojej liście “do zrobienia”. Zobaczysz, że od razu poczujesz lekką ulgę. Pomożemy Ci zorganizować czas w czterech krokach.

1. Zmapuj sobie wszystkie obowiązki i zadania

Zacznij od pracy i nauki. Zapisz wszystkie zadania, które leżą na twoim biurku, wszystkie projekty, które na ciebie czekają, a także regularne zajęcia. Może to być pisanie miesięcznych raportów, regularnych spotkań itp. Musisz uzyskać jak najlepszy przegląd.

Zrób to samo z prywatnymi zadaniami. Zapisz swoje obecne obowiązki, od umówienia wizyty u dentysty,  po zakup prezentu na zbliżające się urodziny. Wszystko, co masz aktualnie w pamięci. Jeśli regularnie masz bardziej wymagające zadania (jak koszenie ogrodu), przelej je również na papier.

2. Ustal priorytety

Pewnie możesz być na początku przytłoczony ilością obowiązków, które sobie spisałeś. Pomożemy Ci jednak je skutecznie zorganizować.

Często czujemy się przytłoczeni, ponieważ nie koncentrujemy się na tym, co jest naprawdę ważne. Kiedy zbliża się termin, przychodzi stres. Dlatego musimy ustalać priorytety zadań. Świetnym narzędziem jest zasada Eisenhowera. Według niego dzielisz zadania na cztery kategorie w zależności od ich ważności i pilności.

Nie możesz się zdecydować, co jest ważne? Spróbuj zastosować zasadę Pareto. Według niego 20% wysiłku (w zarządzaniu czasem) przynosi nam 80% korzyści (dochodu). Poszukaj działań, które mają największy wpływ na Twoje wyniki.

3. Usuń, deleguj lub poproś o pomoc

Kolejnym etapem jest pozbycie się nieistotnych zadań. Możemy je albo oddelegować, albo po prostu ich nie wykonując.  Naprawdę nie musisz wszystkiego robić sam. Możesz delegować pracę komuś z zespołu, zatrudnić osobę z zewnątrz lub udać się do przełożonego z listą rzeczy do zrobienia i poprosić go o wspólne ustalenie priorytetów.

Prywatnie, też możesz znaleźć optymalne rozwiązania aby pomóc sobie i odetchnąć. Co powiesz na znalezienie specjalisty, który pomoże ci w gruntownym sprzątaniu lub zaproszenie rodziny na niedzielny obiad do restauracji? Na pewno wymyślisz wiele zadań, których nie musisz wykonywać sam. Warto czasem zainwestować w swój spokój, wypoczynek oraz komfort psychiczny.

4. Podziel większe zadania na mniejsze części

Znasz to uczucie, kiedy masz przed sobą duże zadanie, ale ciągle je odkładasz, bo tak naprawdę nie wiesz, od czego zacząć?

Dlatego konieczne jest rozbicie wszystkich dużych zadań (projektów) na jak najmniejsze części. Takie, które zajmują tylko kilka minut. Na przykład możesz podzielić przygotowanie prezentacji na wyszukanie informacji, przygotowanie konspektu, stworzenie slajdów, poprawienie projektu itp. Nie musisz robić wszystkiego od razu. Kiedy masz podzielone zadania, możesz je krok po kroku posuwać do przodu. Małe cele, są znacznie bardziej efektywne.

Jak zaplanować dzień, aby zrobić jak najwięcej

Wiesz już, co Cię czeka. Kolejnym krokiem jest prawidłowe zaplanowanie zadań. Użyj notatnika lub jednej z dostępnych aplikacji do zarządzania czasem. Nie jest zdrowe dla Ciebie aby trzymać wszystkie obowiązki w głowie. Zapisanie ich sprawi, że poczujesz ulgę.

Planuj przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem swoje obowiązki a jeśli możesz nawet miesięcznym. Unikniesz wówczas sytuacji, że obiecujesz terminy bez pokrycia i bierzesz na siebie kolejne obowiązki, z których trudno ci się wywiązać.
No to ruszamy z zaplanowaniem obowiązków:

• Najpierw wypisz wszystkie regularnie powtarzające się zadania w określone dni. Przynajmniej na miesiąc do przodu.
• Wyznacz sobie tylko jedno trudne zadanie każdego dnia. W ten sposób nie poczujesz się przytłoczony i lepiej się skoncentrujesz.
• Dodaj kilka mniejszych, mniej wymagających zadań każdego dnia. Spróbuj pogrupować podobne zadania. Jeśli dostroisz się do jednego rodzaju pracy, zrobisz to lepiej od ręki. Można je podzielić np. na analityczne i kreatywne.
• Ustaw limit czasu dla każdego zadania. Taki, który faktycznie możesz spełnić. Pomoże ci to trzymać się planu i nie skakać od jednego zadania do drugiego.
• Nie wypełniaj swojego planu dnia po brzegi. Zawsze zostawiaj czas na nieoczekiwane sytuacje.
• Zaplanuj także regularne przerwy. Poświęcenie kilku minut na rozciąganie, krótki spacer lub medytację zwróci Ci się wielokrotnie.

Dowiedz się, gdzie kończy się Twój czas

Często nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale w ciągu dnia uciekamy do nieistotnych czynności. Dla większości z nas media społecznościowe to główna strata czasu. Ale mogą to być również niepotrzebne spotkania lub jakakolwiek inna forma prokrastynacji. Spróbuj zarejestrować wszystkie swoje działania przez kilka dni i zobacz, gdzie możesz „wygrać” dodatkowy czas. Będziesz miał wtedy więcej wolnego czasu wieczorem i będziesz mógł wreszcie spotkać się ze znajomymi lub dokończyć czytanie książki, która leży na twoim biurku.

Metody zarządzania czasem, które zwiększają produktywność

Mamy harmonogram, więc teraz przyjrzymy się konkretnym metodom zarządzania czasem, które pomogą trzymać się harmonogramu.

• Najpierw wykonaj najważniejsze zadanie dnia (najpierw zjedz żabę) – rano możemy lepiej się skoncentrować. Wykonanie najważniejszego zadania w porze lunchu zapewni Ci bardziej pozytywny nastrój na resztę dnia, a praca będzie płynąć łatwiej.
• Wyznacz sobie realistyczne terminy -nawet w przypadku zadań, które nie mają jasno określonego terminu. To stworzy poczucie pilności i pomoże ci się skupić i utrzymać motywację.
• Wypróbuj technikę pomodoro – oznacza to pracę w skupieniu przez 25 minut bez przerwy, a następnie 5 minut przerwy. Pomoże Ci nie uciekać od pracy.
• Zamiast wielozadaniowości rób jedną rzecz na raz– badania wykazały, że wielozadaniowość wywołuje stres w mózgu i obniża jakość naszej pracy. Dlatego zamknij wszystkie niepotrzebne okna w przeglądarce i skup się tylko na jednej czynności na raz.
• Poświęć kilka godzin na pracę w pełnej koncentracji – ambitne zadania będą wtedy dla Ciebie łatwiejsze. Znajdź cichy zakątek, wyłącz wszystkie powiadomienia i poświęć kilka godzin na głęboką pracę. Następnie zrób sobie przerwę i nie krępuj się żeby w jakiś sposób się nagrodzić.
• Wyznacz granice – oznacza to np. mówienie „NIE”, gdy „TAK” oznaczałoby zrobienie czegoś wbrew sobie. Nie bierz na siebie na siebie zbyt wiele, tylko po to, by odciążyć lub dostosować się do innych. To też jest forma zarządzania czasem.

Teraz możesz tak nie myśleć, ale pamiętaj, że zawsze jest wyjście z sytuacji .Nie bądź dla siebie zbyt surowy. Potrzeba czasu, aby przyzwyczaić się do zorganizowanej pracy i wyćwiczyć dyscyplinę. Zacznij stopniowo i świętuj każdy postęp.

Zarządzanie czasem, równowaga między pracą a życiem prywatnym i prokrastynacja to również tematy poruszane podczas terapii. Żaden problem nie jest „drobny”. Ekspert pomoże uporządkować myśli, ustalić priorytety, znaleźć motywację, a przede wszystkim znaleźć wyjście z chaosu. W Hedepy oferujemy terapię online i możesz wybierać spośród ponad stu certyfikowanych terapeutów.

Zobacz jak to działa